TUGAS DAN FUNGSI

Sesuai dengan Peraturan Gubernur Nomor 35 tahun 2012 dan Surat Keputusan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 550-559 Tahun 2016 dan perubahannya , tentang Pejabat Pengelola Informasi  dan Dokumentasi Provinsi Nusa Tenggara Barat Masa Bhakti 2016-2020, Tugas pokok PPID Provinsi NTB adalah sebagai berikut:

1. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID SKPD;
2. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberikan pelayanan informasi kepada publik;
3. Melakukan verifikasi informasi publik;
4. Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang di kecualikan;
5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi ; dan
6. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk di akses oleh masyarakat.

   Fungsi PPID Provinsi NTB yaitu:

1. Penghimpunan informasi publik dari seluruh SKPD lingkup pemerintah provinsi;
2. Penataan dan penyimpanan informasi publik yang di peroleh dari seluruh SKPD lingkup pemerintah provinsi;
3. Pelaksanaan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik;
4. Memfasilitasi penyelesaian sengketa informasi.

PEMBINA PPID

​       Tugas pembina:

Melakukan pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi dilingkungan pemda;

Fungsi pembina :

Pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi sesuai dengan mekanisme yang ditentukan.

PENGARAH PPID

Tugas pengarah :

Memberikan pengarahan terhadap seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan informasi secara terintegrasi dan terkoordinasi dilingkungan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Nusa Tenggara Barat;

Fungsi pengarah :

Pengarahan terhadap Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Nusa Tengara Barat dalam pengelolaan layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan informasi secara terintegrasi sesuai dengan mekanisme yang ditentukan.

ATASAN PPID

Tugas Atasan PPID yaitu :

Melakukan pembinaan dan memberikan arahan dalam hal perencanaan informasi dilingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat;

Fungsi atasan PPID yaitu :

1. Pembinaan pengelolaan dan pelayanan informasi publik dari seluruh SKPD;
2. Pemberian arahan kepada SKPD dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan        dokumentasi
3. Pemberian arahan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi;
4. Perwakilan badan publik pemerintah daerah dalam sengketa informasi publik;
5. Pemberian persetujuan kepada PPID Provinsi NTB atas informasi dan dokumentasi yang dapat diakses/diberikan kepada pemohon informasi;
6. Pemberian rekomendasi kepada PPID Provinsi NTB atas hasil uji konsekuensi informasi yang dikecualikan;
7. Penerima keberatan atas penolakan dari pemohon informasi publik;
8. Pemberian tanggapan atas keberatan yang di ajukan oleh pemohon informasi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis; dan
9. Pemberian persetujuan atas pertimbangan PPID Provensi NTB terkait dengan setiap kebijakan yang di ambil untuk memenuhi hal setiap pemohon informasi .

KETUA PPID

Tugas ketua PPID yaitu :

Mengkoordinasikan perencana, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi pelayanan informasi dan dokumentasi ;

Fungsi ketua PPID :

1. Pelaksanaan koordinasi perencanaan pengelolaan informasi dan dokumentasi;
2. Pelaksanaan koordinasi pengolaan informasi dan dokumentasi;
3. Pelaksanaan koordinasi pelayanan informasi dan dokumentasi;
4. Pelaksanaan koordinasi pengendalian  pengelolaan informasi dan dokumentasi.;

SEKRETARIS PPID

Tugas sekretaris yaitu :

Mengkoordinasikan, mengkonsolidasikan program dan kegiatan yang dilakukan oleh PPID SKDP, melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan PPID;

Fungsi sekretaris yaitu :

• Pelaksanaan koordinasi penyusunan program pengelolaan informasi dan dokumentasi;
• Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas bidang-bidang;
• Pelaksanaan koordinasi dan konsolidasi dalam rangka pengumpulan informasi dan dokumentasi
• Pelaksanaan administrasi pelayanan informasi dan dokumentasi
• Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyediaan dan pelayanan informasi publik melalui media cetak dan elektronik.
• Pelaksanaan koordinasi dalam rangka pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi.

      BIDANG PELAYANAN DAN PENGELOLAAN INFORMASI

Tugas Bidang Pelayanan dan Pengelolaan Informasi yaitu :

Memberikan pelayanan informasi publik dan mengelola informasi sesuai dengan mekanismen internal PPID.

Fungsi Bidang Pelayanan dan Pengelolaan Informasi yaitu :

1. Menyiapkan dan membangun fasilitas layanan bidang informasi publik;
2. Menyiapkan system pelayanan dan pengelolaan informasi publik;
3. Penyedian informasi dalam rangka pelayanan informasi publik;
4. Penyempaian dan pemeliharaan informasi publik.

      BIDANG PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

Tugas Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi yaitu :

Melakukan advokasi dan mewakili institusi dalam menyelesaikan sengketa informasi.                                       

Fungsi Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi yaitu :

1. Memfasilitasi para pihak dalam upaya mengatasi dan memecahkan permasalahan informasi publik;
2. Memotivasi para pihak dalam upaya mencari jalan terbaik menyelesaikan  permasalahan informasi publik;
3. Mewakili institusi dalam menyelesaikan sengketa informasi;
4. Penyusunan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan dalam rangka memenuhi permohonan informasi;
5. Pelaksanaan verifikasi, laporan dan rekomendasi atas pengaduan atau sengketa informasi.

      BIDANG PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMENTASI INFORMASI

Tugas Bidang Pengolahan Data dan Dokumentasi Informasi yaitu :

Mengolah data yang akan disajikan sebagai informasi publik, melakukan klasifikasi jenis informasi dan mendokumentasikan informasi yang telah dikuasai.

Fungsi Bidang Pengolahan Data dan Dokumentasi Informasi Yaitu :

1. Pelaksanaan perencanaan program pengolahan Informasi;
2. Pelaksanaan perencanaan program di bidang dokumentasi informasi;
3. Pelaksanaan konsultasi klasifikasi informasi public;
4. Inventarisasi, pengklasifikasian informasi dan dokumentasi;
5. Menghimpun informasi publik dari seluruh SKPD di Lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat;
6. Penataan,  penyimpanan dan pengolahan informasi publik yang diperoleh dari seluruh SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat;
7. Pelaksanaan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik.

     STAF SEKRETARIAT

     Tugas Staf Sekretariat  yaitu :

     Membantu sekretariat dalam hal penghimpunan, penataan, penyampaian dan pengelolaan informasi publik.

     Fungsi Staf Sekretariat :

1. Membantu sekretariat dalam pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID SKPD;
2. Membantu sekretariat dalam menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi publik;
3. Mengelola dan mengoperasikan website dan dokumentasi baik secara off line maupun on line;
4. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi baik secara off line maupun on line;
5. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat;
6. Melayani permintaan informasi dan dokumentasi baik secara off line maupun on line.